Посадова інструкція секретаря-раферента

 

 

Найменування підприємства,

установи, організації

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Директор
________________________

________________________

________________________
(підпис)         (П. І. Б.)

М. П.

 

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Секретар-референт відноситься до категорії фахівців підприємства, приймається на роботу і звільняється з роботи директором.

1.2. Основними завданнями секретаря-референта є організаційне і документальне забезпечення управлінської діяльності.

1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо директору підприємства.

1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується:

– чинним законодавством України;

– Статутом підприємства;

– положенням про функціональні служби підприємства;

– наказами (вказівками) керівництва підприємства;

– нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства;

– цією посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря-референта призначаються особи з вищою чи середньою професійною освітою і стажем роботи не менше одного року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів-референтів.

1.6. Секретар-референт повинен володіти знаннями щодо:

– перспектив розвитку підприємства, його фінансово-господарської діяльності;

– організаційної структури підприємства;

– організації роботи з документами, складання документації, інших питань діловодства на підприємстві;

– організації управлінської роботи;

– застосування засобів обчислювальної й організаційної техніки;

– перекладу службової документації на іноземну мову комерційного партнера – ________________;

– культури роботи і службової етики;

– охорони праці, техніки безпеки і протипожежного захисту.

 

 

  1. ФУНКЦІЇ

На секретаря-референта покладаються наступні функції:

2.1. Інформаційно-довідкове обслуговування по документах підприємства.

2.2. Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства.

2.3. Документування діяльності дорадчих органів підприємства.

2.4. Оперативно-організаційне обслуговування керівництва.

2.5. Ведення й оформлення кадрової документації й обліку (у випадку відсутності спеціаліста з персоналу).

 

 

 

  1. ПОСАДОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

Секретар-референт повинен:

3.1. Здійснювати підготовку необхідних документів, забезпечувати фінансово-господарську діяльність підприємства необхідною документацією та документообігом.

3.2. Забезпечувати прийом, облік, реєстрацію вхідної та вихідної документації, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування і збереження відповідної інформації.

3.3. Контролювати якість підготовки, правильність складання, узгодження і затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства.

3.4. Здійснювати контроль за виконанням рішень і доручень керівника, вживати оперативних заходів, спрямованих на своєчасне і якісне їхнє виконання.

3.5. Здійснювати організацію підготовки, ухвалення рішення і доведення їх до безпосередніх виконавців. Проводити аналіз довідок і доповідей, наданих керівнику, давати по них компетентні висновки.

3.6. Здійснювати оперативний зв’язок з іншими організаціями (як комерційними, так і державними) і окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства (телефон, факс тощо).

3.7. Здійснювати прийом відвідувачів шляхом _______________________.

3.8. Виконувати роботу з документального забезпечення кадрової діяльності підприємства:

– оформлення наказів з особового складу;

– оформлення особистих карток форми Т-2 чи особових справ;

– оформлення трудових книжок;

– оформлення трудових контрактів (договорів);

– оформлення документів на відрядження;

– оформлення листків непрацездатності;

– ведення табеля обліку робочого часу;

– видача довідок про виробничий стаж і заробітну плату.

3.9. Забезпечувати виконання машинописних і копіювально-розмножувальних робіт.

3.10. Використовувати ПЕОМ як засіб автоматизації документального забезпечення підприємства.

3.11. Проводити щорічний добір документів на архівне зберігання чи на знищення.

3.12. Виконувати всі доручення керівника щодо _____________________.

 

  1. ПОСАДОВІ ПРАВА

Секретар-референт має право:

4.1. Запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівника.

4.2. Розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і фахівцям підприємства.

4.3. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що були підготовлені з порушенням установлених правил їхнього складання й оформлення, міжнародних правил оформлення документів.

4.4. Візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції.

4.5. Вносити на розгляд керівника пропозиції по поліпшенню документального забезпечення діяльності підприємства, удосконаленню форм і методів управлінської діяльності на основі застосування електронної техніки.

4.6. Вимагати від керівника створення нормальних умов для виконання службових обов’язків і схоронності всіх документів, наявних у документообігу при діяльності підприємства.

4.7. Працювати з документами, що мають гриф “ДСК” чи “Конфіденційно”.

4.8. Взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання рішень керівника і надання необхідної інформації керівнику.

 

  1. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

Секретар-референт несе відповідальність за:

5.1. Якість документів, поданих на підпис керівнику підприємства.

5.2. Недбале, халатне відношення до реєстрації і ведення документів.

5.3. Схоронність документації, розголошення відомостей, що мають гриф “Конфіденційно” чи “ДСК”.

5.4. Неточне і несвоєчасне виконання посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

 

 

Юрисконсульт ________________________________

П. І. Б.